معرفی کاربرد دفاتر پلمپ
دفاتر پلمپ با عناوین دیگری از قبیل پلمپ دفتر، دفاتر تجاری، دفاتر مالیاتی و مواردی از این قبیل نیز شناخته می‌شوند. موسسه نیکان ثبت در این مقاله قصد دارد شما را با صفر تا صد پلمپ دفاتر مالیاتی آشنا کند و کاربرد، نحوه اخذ، مدارک مورد نیاز جهت اخذ و تکمیل این دفاتر و کلیه امور مربوط به آن را برای شما شرح دهد.
حال اگر بخواهیم به شکل ساده کاربرد دفاتر پلمپ را عنوان کنیم باید بگوییم که این دفاتر که به عنوان دفاتر مالیاتی و حسابداری شناخته می‌شوند جهت ثبت امور مالیاتی کاربرد دارند و عدم دریافت و تکمیل آنها مستلزم پرداخت جریمه‌های مالیاتی خواهد بود.
در واقع کاربرد دفاتر پلمپ به این صورت است که متقاضی دریافت آن که می‌تواند شخص حقیقی یا حقوقی باشد با ثبت نام در اداره ثبت شرکت‌ها و درج یک آدرس مشخص دفاتر مذکور را دریافت می‌کند. این دفاتر دارای شماره گذاری در صفحات هستند و به صورت مهر و موم شده با مهر اداره ثبت شرکت‌ها تحویل شما داده می‌شوند. البته لازم به ذکر است که اگر متقاضی دریافت دفاتر پلمپ شخصیت حقوقی باشد بایستی این دفاتر مهر موسسه یا شرکت را نیز دارا باشند. نامگذاری این دفاتر مالیاتی و حسابداری به نام پلمپ دفاتر به این دلیل است که موسسات، شرکت‌ها و تاجران این دفاتر را به صورت مهر و موم و شماره گذاری شده دریافت و تکمیل می‌نمایند.
همانطور که پیش از این نیز عنوان کردیم پلمپ دفاتر به عنوان دفاتر حسابداری نیز شناخته می‌شوند در نتیجه کلیه نقل و انتقال‌ها، مبادلات و امور مالی مربوط به موسسه و شرکت در این دفاتر درج خواهند شد. به همین دلیل حتی اگر شرکت شما فعالیت خاصی نیز ندارد شما حتماً بایستی نسبت به اخذ و تکمیل پلمپ دفاتر اقدام نمایید چرا که همانطور که گفتیم این امر یکی از الزامات قانونی جهت پرداخت مالیات است و عدم انجام آن می‌تواند منجر به علی الراس گردیدن شرکت یا موسسه شما گردد که در نتیجه هزینه‌های سنگینی برای شما به دنبال خواهد داشت.
لازم به ذکر است که شما می‌توانید با توجه به کارکرد موسسه شرکت خود این دفاتر را در حجم‌های مختلف خریداری نمایید که هر صفحه این دفاتر توسط اداره امور مالیاتی مهروموم و شماره گذاری شده و حاوی شماره ثبت شرکت و موسسه مربوطه نیز است.
انواع دفاتر پلمپ
دفاتر پلمپ یا دفاتر قانونی یا دفاتر مالی و نام‌های دیگری که برای دفاتر مالیاتی عنوان کردیم انواع مختلفی را شامل می‌شوند که هر یک کاربرد مخصوص به خود را دارند. اما به طور کلی دفاتر پلمپ به دو نوع رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند که در ادامه به معرفی انواع و کاربرد هر یک می‌پردازیم.
دفاتر رسمی شامل:
- دفتر روزنامه: این نوع از دفاتر قانونی جزو مهمترین دفاتر پلمپ محسوب می‌شوند که دارای دو نوع عمومی و اختصاصی هستند. در واقع در دفاتر روزنامه عمومی کلیه امور مربوط به خرید و فروش، حساب و کتاب‌ها و معاملات و … درج می‌گردند. اما در دفاتر روزنامه اختصاصی برای هر کدام از عملیات فروش، پرداخت‌های نقدی، دریافت‌های غیر نقدی و … یک دفتر اختصاصی با توجه به نوع معامله مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- دفتر کل: دفتر کل نیز جزو دفاتر پلمپ مهم محسوب می‌شود که حاوی خلاصه کارکردها و معامله‌های تاجران، شرکت‌ها و موسسه‌ها است که با توجه به نوع معامله بایستی در صفحه مخصوص به خود درج شود. نحوه نگارش در دفاتر کل به شما این امکان را می‌دهد که علاوه بر ذکر صورتحساب‌های مالی بتوانید مانده حساب را نیز از آن استخراج کنید. لازم به ذکر است که شما بایستی حداقل هفته‌ای یک بار حساب کتاب‌ها و امور مالیاتی خود را از دفاتر روزنامه به دفاتر کل انتقال دهید.
توجه داشته باشید که هنگام اخذ و تکمیل دفاتر پلمپ شما تنها به دو نوع دفتری که تا اینجا عنوان کردیم یعنی دفتر روزنامه و دفتر کل احتیاج خواهید داشت و دفاتری که از این بخش به بعد به معرفی آنها می‌پردازیم در تکمیل دفاتر پلمپ الزامی نیستند و نقش خاصی ندارند مگر در موارد خاص.
- دفتر دارایی: هر ساله یک بار باید نسبت به تنظیم این دفاتر اقدام نمود و شما تنها تا پانزدهم فروردین ماه برای این کار مهلت دارید. دفاتر دارایی شامل اطلاعات دقیق و جز به جز از اموال و دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و مطالبات مربوط به سال گذشته هستند.
- دفتر کپیه: دفاتر کپیه نیز کلیه مخابرات، مراسلات و صورتحساب‌های صادر شده را به ترتیب تاریخ ورود آنها در بر می‌گیرد که این اطلاعات در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری می‌شوند.
دفتر غیر رسمی نیز تنها شامل دفتر معین است. در واقع کاربرد این نوع از دفاتر قانونی جهت مجزا کردن حساب‌های دفتر کل است و در مواردی که امکان استخراج اطلاعات دقیق و جزئی حساب‌ها از دفتر کل وجود ندارد می‌توان از انواع دفتر معین که شامل دفتر معین بدهکاران، دفتر معین بستانکاران و دفتر معین اموال است استفاده نمود.
چنانچه جهت ثبت امور مالیاتی و حسابداری خود احتیاج به هر کدام از این دفاتر قانونی داشته باشید می‌توانید جهت ثبت درخواست خود با کارشناسان و مشاوران مجموعه نیکان ثبت در تهران ارتباط برقرار نمایید تا مشاوران ما ضمن راهنمایی شما، مدارک و اطلاعات مورد نیاز را از شما دریافت نموده و مراحل ثبت درخواست اخذ دفاتر پلمپ را برای شما انجام دهند.
زمان مناسب جهت اخذ دفاتر پلمپ
همانطور که در ابتدا نیز عنوان کردیم دفاتر پلمپ جهت ذکر حساب‌های مالی و رسیدگی دقیق‌تر و بهتر به امور مالیاتی کاربرد دارند و کلیه تاجران و موسسات و شرکت‌ها برای اینکه فعالیت آنها قانونی تلقی گردد و علی الراس نگردند باید نسبت به اخذ این دفاتر و تکمیل آنها اقدام نمایند. البته توجه داشته باشید که کسبه از این قانون معاف هستند.
از آنجایی که برخی از تاجران و شرکت‌ها قصد دارند صادرات و واردات بین المللی انجام دهند احتیاج به کارت بازرگانی خواهند داشت بنابراین یکی از موارد مهمی که جهت اخذ کارت بازرگانی به آن احتیاج خواهید داشت دفاتر پلمپ هستند. علاوه بر این جهت تکمیل اظهارنامه مالیاتی و پرداخت مالیات شما حتماً بایستی نسبت به پلمپ دفاتر اقدام نموده باشید اما نکته‌ای که در زمینه پلمپ دفاتر اهمیت دارد این است که باید که در زمان مناسب نسبت به اخذ و تکمیل آن اقدام کنید.
زمان مناسب جهت پلمپ دفاتر پیش از آغاز سال مالی جدید یعنی اول فروردین شروع شده و تا پایان سال مالی جاری یعنی بیست و نهم اسفند ماه ادامه خواهد داشت. توجه داشته باشید که جهت دریافت دفاتر پلمپ سال جاری بایستی از اواخر سال قبل نسبت به دریافت آن از اداره ثبت شرکت‌ها اقدام نمایید. برای مثال جهت دریافت دفاتر پلمپ سال ۱۴۰۳ بایستی از اواخر سال ۱۴۰۲ پیگیری های لازم انجام دهید.
لازم به ذکر است که اگر شرکت شما در سال نخست تاسیس است جهت دریافت دفاتر پلمپ باید طی دو ماه اولیه سال اقدام نمایید اما در سال‌های بعدی تاسیس می‌توانید در هر زمان از سال جاری نسبت به اخذ و تکمیل دفاتر پلمپ با توجه به مهلت زمانی گفته شده اقدام کنید.
مدارک مورد نیاز برای اخذ دفاتر پلمپ
- کپی کارت ملی برابر اصل شده کلیه اعضای شرکت توسط دفاتر اسناد رسمی یا وکیل موسسه
- اسکن روزنامه رسمی مربوط به تاسیس شرکت یا آخرین تغییرات شرکت
- تکمیل فرم مربوط به اظهارنامه پلمپ دفاتر به صورت مهر و امضا شده
- کپی مجوز فعالیت کسبی شامل پروانه کسب
- مهر شرکت
جهت کسب اطلاعات دقیق‌تر و تکمیل مدارک خود جهت ثبت درخواست اخذ دفاتر پلمپ می‌توانید با مشاوران مجموعه نیکان ثبت در ارتباط باشید.
دلایلی که ممکن است منجر به رد دفاتر پلمپ گردد؟
دفاتر پلمپ بایستی طبق قانون تحریریه دفاتر قانونی تکمیل گردند در غیر این صورت از جانب مودیان مالیاتی رد خواهند شد و متقاضی ناگزیر باید نسبت به پرداخت جریمه‌های مالیاتی اقدام نماید. در ادامه مواردی را که باعث رد دفاتر پلمپ می‌گردد را عنوان می‌کنیم.
- تکمیل دفاتر پلمپ با استفاده از مداد
- به تایید نرسیدن دفتر روزنامه و دفتر کل قبل از هرگونه ثبت رویداد مالی توسط ثبت اسناد یا ماموران مالیاتی
- کنده شدن چند برگ از دفتر روزنامه یا دفتر کل
- اثبات وجود فعالیت مالی در صورت ثبت نشدن در دفاتر
- ثبت رویدادهای مالی در حاشیه دفتر یا بین سطرها
- پاک کردن یا تراشیدن صورت‌های مالی وارد شده در دفتر
- تاخیر یا به ترتیب نبودن ثبت رویدادهای مالی در دفاتر به قصد سو استفاده
- خالی گذاشتن صفحات سفید بین رویدادهای مالی ثبت شده
- بستانکاری حساب‌های نقدی و بانکی مگر در صورتی که حساب‌های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت داشته باشند.
توجه داشته باشید که اگر به بستانکاری حساب‌های بانکی یا نقدی به دلیل تقدم و تاخر ثبت حساب‌ها باشد در این صورت رد دفاتر پلمپ صورت نمی‌گیرد.
- عدم ثبت رویدادهای مالی شعبه‌های مختلف بنگاه اقتصادی(در صورت وجود چندین شعبه) در دفاتر
- عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی
- دارا بودن چندین دفتر روزنامه و دفتر کل برای شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی و عدم ارائه کلیه این دفاتر
- اشتباه در ثبت رویدادها و عملیات‌های مالی و عدم اصلاح آن
- چنانچه ثبت رویدادهای مالی با استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری صورت گیرد بایستی هنگام ارائه دفاتر قانونی آیین نامه و دستورالعمل کار با این نرم‌افزارها به همراه خلاصه عملکرد مالی ارائه گردد در غیر اینصورت دفاتر پلمپ رد خواهند شد.
- ثبت رویداد های مالی چند سال پشت سر هم با استفاده از یک دفتر
- ثبت غیر واقعی و صوری رویدادهای مالی رخ نداده
نکات مهم در تکمیل دفاتر پلمپ
- ثبت درخواست مربوط به اخذ دفاتر پلمپ از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها صورت می‌گیرد و متقاضی بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه بایستی پرینت اظهارنامه را به همراه سایر مدارک به اداره ثبت ارسال کند تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرس درج شده در سامانه ارسال نماید.
- پس از ارسال مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به اداره پست در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها الزامی است.
- از آنجایی که دفاتر پلمپ به آدرس و کد پستی ثبت شده در سامانه ثبت شرکت‌ها ارسال می‌گردند در صورت تغییر در آدرس و نشانی لازم است که حتماً نسبت به بروز رسانی و تائید صحت اطلاعات وارد شده در این سامانه اقدام نمایید.
- هزینه مربوط به پلمپ دفاتر به صورت اینترنتی و در سامانه ثبت شرکت‌ها بعد از تایید کارشناس اداره ثبت شرکت‌ها پرداخت می‌گردد.
- اگر جز شرکت و موسساتی هستید که معاملات زیادی را انجام می‌دهید بهتر است از ابتدا دفتر ۲۰۰ برگ سفارش دهید تا مجبور به تنظیم مجدد دفاتر نباشید.
- در صورتی که متقاضی احتیاج به دفاتر خاص داشته باشد بایستی پس از اتمام مراحل درخواست دفاتر پلمپ و تایید نهایی در سامانه ثبت شرکت‌ها به اداره پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نماید و نسبت به تحویل دفاتر اقدام کند.
- چنانچه موسسه و شرکت شما هیچگونه فعالیتی هم نداشته باشد شما بایستی جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی دفاتر پلمپ شده را به صورت سفید به حوزه دارایی شرکت ارائه دهید.
- دفاتر پلمپ شده از زمان تاریخ درخواست تنها در همان سال مالی معتبر هستند.
ضرورت و اهمیت دفاتر پلمپ
همانطور که پیش از این نیز عنوان کردیم دفاتر پلمپ به منظور شفاف سازی امور مالی مورد استفاده قرار می‌گیرند و اگر نسبت به تکمیل و پلمپ آنها اقدام نکنید ملزم به پرداخت جریمه‌های مالیاتی خواهید بود. در واقع پلمپ دفاتر قانونی بودن فرایند کسب و کار شما را نشان می‌دهد و شما می‌توانید با استناد به آن از بروز اختلاف حساب‌ها جلوگیری نمایید و به کمک این دفاتر مالیات بر درآمد شما به راحتی قابل محاسبه خواهد بود.
همچنین لازم به ذکر است که با ارائه پلمپ دفاتر سالیانه اشخاص زیادی مشمول معافیت‌های مالیاتی می‌گردند در نتیجه در صورت عدم ارائه این دفاتر قانونی شما از این معافیت‌های مالیاتی محروم خواهید بود. علاوه بر این همانطور که عنوان کرده بودیم چنانچه قصد اخذ کارت بازرگانی دارید حتماً بایستی نسبت به اخذ و تکمیل پلمپ دفاتر اقدام نمایید در غیر این صورت نمی‌توانید فعالیت و کسب و کار خود را در حوزه بین‌المللی گسترش دهید.
سامانه مربوط به دفاتر پلمپ
کلیه متقاضیان جهت ثبت درخواست اخذ دفاتر پلمپ می‌توانند با مراجعه به سامانه ثبت شرکت‌ها به آدرس اینترنتیirsherkat.ssaa.ir درخواست خود را جهت دریافت دفاتر کل و دفاتر روزنامه ثبت نمایند و با تکمیل اطلاعات مربوطه و درج آدرس و کد پستی دفاتر قانونی مربوطه را شماره گذاری شده و مهر و موم شده دریافت نمایند.
چنانچه جهت ثبت درخواست اخذ دفاتر پلمپ احتیاج به راهنمایی دارید و یا اینکه می‌خواهید این کار را به کارشناسان این حوزه واگذار کنید می‌توانید با کارشناسان مجموعه نیکان ثبت به صورت حضوری یا غیر حضوری در ارتباط باشید و کلیه امور مربوط به ثبت درخواست اخذ دفاتر پلمپ را به مجموعه ما محول کنید.
هزینه یا تعرفه دفاتر پلمپ
تعرفه اخذ دفاتر پلمپ با توجه به عوامل مختلفی تعیین می‌شود که از جمله این عوامل می‌توان به تعداد برگ‌های دفتر کل و دفتر روزنامه اشاره کرد. اما هزینه اخذ دفاتر پلمپ تنها در این مورد خلاصه نمی‌شود بلکه هزینه مربوط به حق ثبت و وجه پستی نیز جهت اخذ دفاتر پلمپ لحاظ می‌شود. همچنین اگر شما فرایند ثبت درخواست دفاتر پلمپ را به مجموعه‌هایی چون نیکان ثبت محول کنید باید هزینه‌ای را به عنوان حق الوکاله نیز در نظر بگیرید.
جهت اطلاع دقیق از تعرفه اخذ دفاتر پلمپ می‌توانید به صورت حضوری یا غیر حضوری با مجموعه ما در ارتباط باشید.
مراحل ثبت درخواست دفاتر پلمپ
- مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها به آدرسhttp://irsherkat.ssaa.ir
- مراجعه به قسمت پلمپ دفاتر تجاری
- تعیین حقیقی و حقوقی بودن شخصیت متقاضی و تکمیل اطلاعات مربوطه شامل شناسه ملی، کد پستی، تابعیت، شماره تلفن و …
توجه داشته باشید که کلیه اطلاعیه‌های مربوط به ثبت درخواست اخذ دفاتر پلمپ به شماره تلفن درج شده در سامانه ارسال می‌گردد.
- تکمیل فیلدهای مربوط به شروع سال و ماه مالی
- تعیین مشخصات دفتر
- تایید اظهارنامه پلمپ دفاتر
- چاپ، مهر و امضای اظهارنامه و رسید پذیرش درخواست
- تحویل موارد گفته شده در مرحله قبلی به همراه مدارک به اداره پست
- ورود به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها و قسمت پیگیری درخواست پلمپ دفاتر و تکمیل اطلاعات مربوط به بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست
- پرداخت هزینه پس از دریافت پیامک
- ارسال دفاتر پلمپ به آدرس درج شده در سامانه اداره ثبت شرکت
نتیجه‌گیری
ما تمام تلاش خود را کردیم تا در این مقاله به صورت کلی و جامع شما را با کاربرد و نحوه اخذ دفاتر پلمپ آشنا کنیم. اما چنانچه شما عزیزان پرسش یا ابهامی در خصوص هر یک از مراحل و شرایط گفته شده دارید و پاسخ سوالات خود را با مطالعه مقاله کسب نکرده‌اید می‌توانید با کارشناسان مشاوران مجموعه نیکان ثبت واقع در سید خندان به صورت حضوری یا غیر حضوری ارتباط برقرار کنید و به صورت رایگان از مشاوره کادر ما برخوردار شوید.
بدون دیدگاه